Fiche de poste  Program Admin Assistant, Elizabeth Glaser Pediatric Aids Foundation

Titre du poste :   Program Admin Assistant

Lieux :   Douala-Littoral

Rend compte à: HR Manager, Director of Operations

Date limite de dépôt des candidatures :  04 Mars 2023

 Elizabeth Glaser Pediatric Aids Foundation est un leader mondial de la lutte contre le VIH et le sida chez les enfants. Elle opère dans 1 9 pays et plus de 5 000 sites dans le monde pour prévenir la transmission verticale du VIH aux enfants et aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd'hui, grâce au succès du travail de la Fondation et de ses partenaires, le sida pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis. Avec un effectif mondial de plus de 3,100 personnes dont neuf sur 10 travaillent sur le terrain – la Fondation a pour mission globale de mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH ; faire progresser la recherche innovante ; et mener des activités de plaidoyer mondiales stratégiques et ciblées pour apporter des changements spectaculaires dans la vie de millions de femmes, d'enfants et de familles dans le monde entier.

 

Objectif du poste :

Fournir une assistance administrative aux équipes techniques de district d'EGPAF Cameroun dans les domaines de la coordination des achats, de la coordination administrative / financière, de la logistique, coordination des stocks sur le terrain ainsi que la liaison entre les équipes techniques et les équipes opérationnelles pour la coordination des opérations quotidiennes, faciliter la planification et l’exécution dans les délais des tâches mutuelles

 

Principales responsabilités :

Support et coordination aux achats

·         Collecte hebdomadaire des formulaires de demande d’approvisionnement auprès des responsables de site dans le district sous sa charge

·         Consolidation de tous les formulaires de demande d'achat du site en un formulaire principal et le soumet au directeur du projet pour approbation, en assure le suivi et le soumet au service des achats ;

·         Tient un journal des PRF principaux soumis par district et fournit des mises à jour hebdomadaires aux responsables de site, aux AT et à l'ELT du Cameroun sur l'état des achats.

·         Fournit la liste de distribution au responsable des stocks et vérifie que les fournitures / produits ont été distribués et reçus sur les sites conformément aux spécifications du PRF.

  Support et coordination finance

·         Recueille les demandes d’avances approuvées des personnels du district sous sa charge

·         Confirme que les activités figurant dans les demandes d’avances figurent dans le budget / workplan validé du projet et les soumet pour financement.

·         S'assure que les finances traitent les demandes d’avances dans le respect des délais et fournit des mises à jour hebdomadaires aux équipes de district sous sa charge.

·         Collabore avec l’équipe des finances et les équipes de district pour la soumission des pièces justificatives des paiements mobile.

·         Lorsqu’autorisé, peut effectuer des paiements en espèces directement aux participants, par exemple pour les groupes de soutien pour adolescents en coordination avec les responsables du site et l'équipe des finances

·         Collabore avec l'équipe des finances pour fournir les rapports de demandes d’avances qui sont en attente aux responsables de district, et acheminer toutes les avances en attente de plus de 30 jours au directeur de projet et au directeur de pays.

·         Soutenir et assurer la liaison avec l'équipe des finances pour veiller à ce que toutes les fiches de présences des équipes de district sous sa charge sont soumises à temps.

  Autre support admin et coordination

·         Coordonne la logistique pour les ateliers, séminaires et formations pour les districts sous sa charge

·         Documenter les comptes rendus de réunion en cas de besoin

·         Autres tâches telles qu’assignées par le superviseur

  Indicateurs de performance de l’admin programme

·         Proportion du soutien logistique et administratif fourni au personnel du programme selon les besoins. 100%

·         Proportion des demandes d’avance d’activité, soumises à l’approbation chaque mardi de la semaine. 100%

·         PRF approuvés et envoyés à l’approvisionnement sous 10 jours ouvrables avant l’activité prévue. 100%

·         Assurer que plus de 95% des avances effectuées sont apurées dans les 10 jours suivant la fin de l'activité.

·         Assurer que la fiche résumée des demandes d’avance hebdomadaire est mise à jour et partagée chaque semaine.

·         Soumettre les pièces justificatives des formations à régler pour paiement dès le premier jour pour la première partie du paiement, puis tous les documents restants deux jours ouvrables après la formation> 95%.

 

Les candidatures seront examinées au plus tard le 04 Mars 2023.

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés répondant aux exigences ci-dessus seront contactés.

NB : EGPAF ne facture pas de frais dans le cadre du processus de recrutement.

 Postulez UNIQUEMENT en ligne via le formulaire disponible  à l'adresse est : https://phe.tbe.taleo.net/phe02/ats/careers/v2/viewRequisition?rid=2954&org=PEDAIDS&cws=41&cws=41

 

 

 

 

 

Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF)

 

 

Job Description  Program Admin Assistant

 

Job Title:  Program Admin Assistant

Location: Douala-Littoral

Reports to: HR Manager, Director of Operations

Application due date:   04 March 2023

 

The Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation is a global leader in the fight against pediatric HIV and AIDS, working in 19 countries and at over 5,500 sites around the world to prevent the transmission of HIV to children, and to help those already infected. Today, because of the highly successful work of the Foundation and its partners, pediatric AIDS has been virtually eliminated in the United States. With a growing global staff of over 1,000—nine of 10 who work in the field—the Foundation’s global mission is to implement HIV prevention, care, and treatment programs; further advance innovative research; and execute strategic and targeted global advocacy activities to bring dramatic change to the lives of millions of women, children, and families worldwide.   For more information, please, visit our page: http://www.pedaids.org .

EGPAF works in partnership with the Ministry of Health NACC and the Regional and District Health Teams to support HIV Prevention, Care and Treatment, and health systems strengthening services. EGPAF is mainly funded by PEPFAR through the Centers for Disease Control and Prevention (CDC) and the United States Agency for International Development (USAID).

 

Purpose of the position:

To provide administrative assistance to EGPAF Cameroon's district technical teams in the areas of procurement coordination, administrative/financial coordination, logistics, and field stock coordination as well as liaison between technical and operational teams for the coordination of day-to-day operations, facilitate planning and timely execution of mutual tasks

 

Main responsibilities :

Procurement support and coordination

– Weekly collection of requisition forms from site managers in the district under his/her responsibility

– Consolidates all site requisition forms into one master form and submits it to the project manager for approval, follows up and submits it to the procurement department;

– Maintains a log of master PRFs submitted by the district and provides weekly updates to site managers, TAs, and Cameroon ELT on procurement status.

– Provides the distribution list to the stock manager and verifies that supplies/products have been distributed and received at the sites according to the PRF specifications.

  Financial support and coordination

– Collects approved requests for advances from district staff under his/her responsibility

– Confirms that the activities included in the requests for advances are included in the validated project budget/work plan and submits them for funding.

– Ensures that finance processes the advance requests in a timely manner and provides weekly updates to the district teams under his/her responsibility.

– Collaborates with the finance team and district teams in the submission of supporting documents for mobile payments.

– When authorized, may make cash payments directly to participants, e.g. for adolescent support groups in coordination with site managers and the finance team

– Collaborates with the finance team to provide reports of pending advance requests to district managers, and forwards all pending advances over 30 days to the project manager and country director.

– Support and liaise with the finance team to ensure that all attendance sheets for district teams under his/her responsibility are submitted on time.

  Other admin support and coordination

– Coordinate logistics for workshops, seminars, and trainings for the districts under his/her responsibility

– Document meeting minutes as required

– Other tasks as assigned by the supervisor

  Performance Indicators for the Programme Admin

– Proportion of logistical and administrative support provided to program staff as required. 100%

– Proportion of activity advance requests submitted for approval each Tuesday of the week. 100%

– PRFs approved and sent to procurement within 10 working days of the planned activity. 100%

– Ensure that more than 95% of advances made are cleared within 10 days of the end of the activity.

– Ensure that the weekly advance request summary sheet is updated and shared weekly.

– Submit supporting documents for training to be settled for payment on the first day for the first part of the payment, then all remaining documents two working days after the training > 95%.

 

Applications will be considered on or before 04 March 2023.

Please note that only short-listed applicants meeting the above requirements will be contacted.

NB: EGPAF does not charge a fee in the recruitment process.